La pandemia nos puso el gran reto por delante de trabajar en remoto. Ahora superada la etapa de confinamiento, el trabajo remoto ha llegado para quedarse. Os presentamos cómo lo hacemos en Solusoft y cuáles son las claves para que funcione este modelo híbrido.
Vivimos en un mundo global donde la persona puede desempeñar su trabajo desde cualquier lugar, en cualquier zona horaria y SIEMPRE trabajando en EQUIPO. Un equipo formado por decenas, centenas o miles de personas que trabajan en un objetivo común, en nuestro caso: crear SISTEMAS de INFORMACIÓN que ayuden a las empresas a ser más eficientes y sostenibles.
Es una realidad que aquí en España no sabemos trabajar en un contexto remoto. Quizás sea un tema cultural, pero la experiencia nos dice que llevamos mucho tiempo trabajando de forma presencial, en una dinámica de trabajo no organizada. Estamos acostumbrados al modelo síncrono, donde nos gusta coincidir para realizar nuestro trabajo. Un ejemplo muy claro es la rutina que tenemos de, primero, establecer una reunión y luego ya nos organizamos a partir de ella. Hemos querido llevarnos esa dinámica al trabajo en remoto y no ha funcionado. Decenas de reuniones, incumplimiento de fechas, agotamiento, etc. Es necesario un cambio.
A continuación, os mostramos la forma de trabajo de nuestra empresa, Solusoft, que se encuentra buscando la excelencia en el trabajo remoto. Nos queda camino por recorrer, pero es el momento de contaros nuestra experiencia acumulada. Sabemos que estamos en la buena dirección y, quizás, os pueda servir.
La comunicación en un contexto remoto
Nos gusta empezar por dos de las habilidades transversales básicas que toda persona del equipo debe manejar con soltura para poder trabajar correctamente en un contexto remoto. Son la COMUNICACIÓN y la ORGANIZACIÓN.
¿Qué es comunicarse correctamente en un contexto remoto?:
Desde un punto de vista básico para que el profesional esté en buena disposición de trabajar en remoto debería comunicarse correctamente, teniendo en cuenta:
1. Comunicación asíncrona: hay que estar preparado para entender que la persona con la que nos queremos comunicar no siempre estará disponible en el momento en el que deseamos comunicarnos con ella. Por lo tanto, tenemos que preparar la comunicación con suficiente grado de detalle para que se entienda cuando la persona a la que queremos dirigirnos pueda atender esa comunicación. La comunicación debe contener información completa para permitir que a partir de ella se pueda seguir con la tarea a la que hace referencia.
2. Comunicación escrita: deberás escribir con precisión la información, poniéndote en la piel de las diferentes personas que van a leerte, no dejando lugar a la ambigüedad, dando contexto previo de lo que se pide y estableciendo correctamente los siguientes pasos.
3. Leer, leer y leer: leer más, encontrar el contexto adecuado para hacerlo bien y entender lo que el texto está indicando. Se acabo aquello de “ven y me lo cuentas” (porque puede que no haya oportunidad de coincidir para contarlo en la ventana de tiempo adecuada).
4. Comunicación precisa: ya sea por escrito o verbal, tenemos que hacer un esfuerzo aún mayor en comunicar. En remoto no se tiene la facilidad que existe en la oficina, por lo que debemos asegurarnos de que lo comunicado es correcto y se ha entendido.
5. Comunicación a tiempo: hay que comunicar a tiempo con la máxima previsión posible.
6. Otros tipos de comunicación: es muy útil la comunicación por vídeo. Nos sirve como medio para explicar procesos de una tarea a un compañero para asegurar que lo entienda y pueda dar los siguientes pasos.
7. Documentar tus tareas: acostúmbrate a documentar tu trabajo. Si en un entorno no remoto ya es importante, en uno remoto todavía más, puesto que habilita a compañeros tuyos a realizar tareas cuyos pasos están escritos sin que se establezca una dependencia de nuestra persona.
En el trabajo colaborativo esta precisa forma de comunicar permite que el compañero sepa exactamente lo que estás haciendo. De tal forma que nuestro compañero recogerá esa información para hacer su trabajo y podrá continuar la tarea, creándose el círculo virtuoso de la comunicación que permite avanzar adecuadamente en el objetivo común de todo el equipo. Nosotros lo llamamos CARIÑO por el COMPAÑERO . Sencillamente, si le entregas información precisa a tu compañero en tiempo y forma estás demostrando de la mejor manera AMOR hacia las personas con las que estás trabajando.
Algo que parece sencillo pero que no lo es. Y menos en un contexto remoto. ¿Has vivido alguna de estas situaciones?:
• Personas que se meten en su cueva virtual y no comunican nada («mi tesoro»).
• Tareas resueltas con urgencia correctamente pero no documentadas. Vuelve a ocurrir el problema y como no nos acordamos cómo se resuelve, o lo ha hecho otra persona que no puede atenderla, vuelves a emplear el mismo tiempo (o más) en resolver de nuevo la tarea.
• Pérdida de tiempo en saber cómo tengo que hacer una tarea (de la cuál no tengo conocimiento completo) porque no está correctamente documentada.
• Reuniones en las que las personas involucradas no ponen la cámara (qué pena de pérdida de ancho de banda de comunicación y qué importante es vernos y poder contar con un buen lenguaje corporal de la persona con la que te estás comunicando).
• Innumerables reuniones a las que has asistido sin información previa.
• Innumerables problemas de comunicación cuando trabajas con el equipo en diferentes zonas horarias.
La ORGANIZACIÓN es el segundo de los aspectos clave que debemos dominar como profesional. Los equipos de trabajo son cada vez son más grandes. Por ejemplo, en un proyecto tipo de Solusoft intervienen muchas personas: equipo interno, colaboradores, clientes, proveedores del cliente, otras empresas participantes. Si a esto le unimos que los proyectos son muy ambiciosos es vital una organización correcta para alcanzar el éxito.
Organizarse tiene varios elementos que consideramos importantes:
1. Disponer de un PLAN, que nos permite saber el detalle de todas las tareas a realizar, las personas que participan y las fechas/hitos comprometidos. TODO tiene un PLAN, ya sea un proyecto, un producto, una campaña de marketing, una propuesta comercial o las acciones de un OKR. Y es imprescindible revisar este plan semanalmente para poder tomar las decisiones adecuadas. Y este plan es lo primero que se hace antes de abordar la ejecución de cualquier tarea.
2. PREVISIÓN. Es otro de los elementos que entrenamos muchísimo en nuestros equipos. Debemos tener cierta capacidad de «adivinar el futuro», basándonos en el contexto actual, la información que manejamos, la experiencia que tenemos y la tecnología que utilizamos.
Teniendo el plan y siendo previsores nos aseguramos de seguir el camino correcto en todas y cada una de nuestras iniciativas. ¿Cuántas veces te has encontrado con situaciones como estas?:
• Proyectos sin plan. Se hace el plan de lanzamiento de proyecto, alguna revisión de este plan, pero no se sigue a conciencia semanalmente, creando las versiones necesarias que nos permitan recorrer el camino correcto.
• Dificultad para cumplir los hitos de tareas interdepartamentales.
• Dificultad para gestionar la carga combinada de tareas en una persona.
• Dificultad en realizar tu trabajo por no tener clara la prioridad de ellos.
• Tendencia a procrastinar tareas.
• Trabajas solo en reuniones y no te queda tiempo para tareas de concentración.
• Te domina el trabajo en vez de dominar tú al trabajo.
Y, después de que todas las personas de nuestro equipo tengan las habilidades de comunicación y organización, ¿Cómo las ponen en práctica en nuestro equipo en un contexto remoto? ¿Cómo lo hacemos en Solusoft? ¿Qué medidas hemos tomado para ir recorriendo el camino del trabajo remoto?
En el próximo informe te contaremos qué acciones hemos llevado a cabo para recorrer este camino hacia el trabajo en remoto: medidas que hemos tomado, qué herramientas utilizamos… y todo, buscando la mejora continua, para lograr a ser el lugar en el que quieres trabajar.
Jorge Ruiz
Director de Operaciones y Proyectos
