Las empresas son cada vez más conscientes de la necesidad de gestionar las nóminas en la nube. Así como el capital humano de una manera cercana y controlada. Pero, se debe contar siempre con el consejo especializado de asesorías laborales y legales. El uso de herramientas informáticas en la propia organización, o el aprovechamiento de las herramientas compartidas que muchas de estas asesorías nos proponen, resulta incluso rentable.
Vivimos en un entorno global en el que cada día es más importante que las empresas tomen conciencia de que para seguir siendo competitivas deben estar orientadas al cambio y a la gestión del mismo. En este contexto, existen soluciones de Gestión Laboral que juegan un papel fundamental. Porque que su naturaleza está estrechamente ligada a los dos factores que las empresas consumen de forma más intensiva: la tecnología y la gestión del capital humano.
Una de las claves en esta gestión del cambio es la Gestión del Personal y de Nóminas en línea. Una manera fácil, flexible y segura de controlar las tareas de tu departamento de forma global. Este tipo de soluciones en la nube que ofrece el mercado para Pymes. Con ello, está cobrando cada vez más fuerza porque además de ayudar en la gestión del personal, también suponen un importante ahorro de costes y de tiempo.
¿Por qué es recomendable tener las nóminas en la nube?
Los rápidos avances de las nuevas tecnologías y el crecimiento de internet. Están dando lugar al desarrollo de un gran número de herramientas y programas destinados a optimizar la gestión de tareas en distintos sectores. En el caso de la gestión laboral y de personal. Cada vez son más las posibilidades que encontramos en el medio digital gracias a las soluciones Cloud. Aunque es recomendable contar también con asesoramiento profesional en temas laborales y legales.
Muchos de los sistemas que se imponen últimamente nos dan la opción de trabajar con la información a través de la red. Sin que debamos instalar ningún software específico en nuestros propios ordenadores. De esta forma se obtiene el consiguiente ahorro en servidores e infraestructuras, pudiendo acceder desde cualquier lugar las 24 horas. Y sin necesidad de actualizaciones ni copias de seguridad en nuestros equipos, ya que todas esas cuestiones forman parte de los servicios en la nube.
Beneficios para las empresas
- Eficiencia: Mayor facilidad, flexibilidad y seguridad en la gestión de nóminas, Seguridad Social e IRPF en la empresa. Estas herramientas nos ofrecen la posibilidad de descargar convenios, realizar cálculos de pagas, gestionar absentismos, consultar y descargar hojas de salario, vida laboral, imputación de costes, etc.
- Comunicación: Incluyen el Portal del Empleado, cuyo principal objetivo es mejorar la comunicación interna de la empresa. Agilizando los trámites administrativos que conlleva la gestión de personas. Pudiendo consultar y descargar las hojas de salario, certificados de empresa, solicitud de permisos retribuidos, notificaciones de contrato, etc.
- Reducción de costes y optimización de recursos: Ahorro de costes de licencia inicial, infraestructura tecnológica, gastos de instalación y mantenimiento. Además, incluyen el hosting, actualizaciones automáticas, backup continuo de datos y servicio postventa.
- Productividad: Optimización del tiempo y de la gestión global de tu empresa. Mejorando todos los procesos de RR.HH de la compañía desde una única herramienta y con enlaces a las aplicaciones de contabilidad. Evitando errores en el traspaso de información, lo que nos ofrece una visión global de la empresa en tiempo real.
- Rentabilidad: El usuario solo paga por lo que usa, siendo una cuota mensual según el volumen de nóminas calculadas.
Funcionalidades que ofrecen las nóminas en la nube
Estas herramientas incluyen la Gestión de Nóminas y Administración de Personal. Es decir, un software de gestión empresarial de fácil manejo que se adecúa a las necesidades de gestión laboral de las empresas. Con ellas, accedemos a un entorno de trabajo completamente integrado que permite la gestión de todo el flujo de información de los empleados. Además, generan automáticamente los asientos adaptados a las aplicaciones contables más habituales del mercado. Algunas de las funcionalidades que presentan son:
Gestión de nóminas
Agilización de los procesos de cálculo mensual, extra, atrasos, finiquitos, pudiendo llevarse a cabo de forma masiva. Porque, permiten organizar pagos de forma eficiente y segura. Gracias a los sistemas de generación de ficheros de remesa bancaria.
Gestión de empleados
Posibilidad de llevar de forma centralizada un registro de la vida laboral. Pero, visualizando de forma fácil y sencilla si los empleados están presentes en la empresa o se encuentran en una de las siguientes situaciones: vacaciones, absentismos y/o incapacidad temporal. De esta forma se facilita la organización y el control de material entregado, revisiones médicas, etc.
Liquidación de Impuestos y Seguros Sociales
Mayor facilidad en las diligencias con la seguridad social. Enlazando con el Sistema RED y Sistema de Liquidación Directa (SILTRA). Para la presentación de los boletines de cotización y afiliación. Estas herramientas simplifican la presentación telemática de los modelos 111 y 190 de IRPF a través de la generación de los ficheros de forma automática.
Mayor agilidad en todo tipo de trámites administrativos y de comunicación con organismos y mutuas
Alta de contratos mediante Contrat@, generación de certificados de empresa y comunicación a través de la plataforma de Certificad@s. Estas aplicaciones facilitan el envío de partes de baja a través del Sistema Red o de accidente a través de Delt@.
Estaremos al día de las actualizaciones de convenios, de tablas salariales y normativa aplicable en la empresa
Sin embargo, cuando una compañía se rige por un convenio determinado, pero con ciertas particularidades y adaptándose a los Pactos de Empresa. Nos permite la parametrización de conceptos salariales para una completa adaptación a la política retributiva de cada compañía, imputación de costes y simulación de costes.
Parametrización de los listados de gestión, vistas personalizables y dinámicas
Posibilidad de realizar búsquedas avanzadas y generación de informes en MS Excel y MS Word para la posterior explotación de los datos.
Por tanto, no debemos olvidar que aunque la empresa pueda llevar la gestión de nóminas y personal. Siempre deberá contar con el apoyo de un asesor laboral que controle los aspectos legales, debido los cambios continuos en leyes y normativas.
Marta Chipirrás Andújar
Directora de Recursos Humanos de solusoft
