Solusoft y SIOSA han informatizado el Área de Inserción y Empleo de Cáritas Diocesana de Sevilla, desarrollando los sistemas de información que cubren los servicios de orientación laboral y formación profesional ocupacional. Como es habitual en la colaboración, SOLUSOFT se ha encargado de la dirección del proyecto en lo que al desarrollo software se refiere, gestionando SIOSA la distribución e instalación de los sistemas informáticos.
solusoft ha implantado para Grúas Aguado el sistema de gestión empresarial NEXUS, de SIE. El sistema ha sido adaptado a las necesidades de la Empresa, cubriendo, además del flujo de trabajo habitual en cualquier empresa, su casuística especial de los partes de trabajo, que constituyen la base de su información de producción.
Unos buenos sistemas de gestión y comercial no sirven de nada si los productos o servicios que una compañía proporciona no se realizan a tiempo, con calidad y a unos costes que permitan su comercialización con suficiente margen de beneficios. Para vigilar esos aspectos podemos apoyarnos en los sistemas de gestión de la producción, que nos proporcionan una excelente herramienta para planificar y ejecutar las tareas de producción, manejando a la perfección tiempo y costes. Los gestores, por su parte, obtendrán una información imprescindible sobre la rentabilidad e idoneidad de sus procesos productivos.
De esta forma, dos de sus actividades principales son:
La gestión de los procesos asociados a estos dos servicios se realizaba manualmente desde las distintas sedes, mediante registros en papel, con las consiguientes pérdidas de tiempo, ineficiencia en la comunicación de información, dificultad en la explotación de la información, etc. Teniendo en cuenta esta forma de trabajo y que la información debía gestionarse desde diferentes localizaciones geográficas se han realizado las siguientes actividades:
Entre las características principales de ambos sistemas de información se encuentran:
El proyecto de informatización llevado a cabo por SIOSA y SOLUSOFT ha supuesto para Cáritas Diocesana de Sevilla un conjunto de ventajas entre las que cabe destacar:
Con el sistema de información implantado, además, se abren nuevas posibilidades que permiten ampliar y mejorar la gestión de procesos organizativos, nuevos informes, etc.
SOLUSOFT, de forma complementaria a las funcionalidades que incorpora NEXUS, ha desarrollado para dicha compañía un módulo de gestión de partes de trabajo que permite recoger la información necesaria para, de forma semiautomática, generar los albaranes de los clientes en base a esos partes. El módulo permite gestionar toda la información propia de un albarán, realizando especial hincapié en los distintos tipos de descuentos, tarifas y fechas de validez, para cada uno de sus clientes y en cada una de las obras en las que proporcionan sus servicios. La información registrada es aprovechada también por el departamento de Administración, mediante listados, para la generación de las nóminas de cada conductor en función de los servicios y las horas realizadas. El cliente obtiene con esta solución un sistema de información adaptado a sus necesidades, con enormes posibilidades de crecimiento, sin la necesidad de contratar el desarrollo de un software a medida, que tiene los inconvenientes de la inversión inicial y no tener una evolución marcada de antemano. Con el mecanismo elegido, el sistema de gestión empresarial puede permanecer continuamente evolucionando por medio de SIE, con cambios que lo adapten a las normativas fiscales o a las nuevas funcionalidades empresariales. SOLUSOFT desarrolla alrededor del producto módulos integrados al cien por cien que cubren la casuística del negocio de Grúas Aguado.
Las herramientas empresariales intentan paliar estos problemas, comunicando los distintos procesos y centralizando la información transaccional con la que trabajan. De esta forma la información sirve tanto para que trabajen los encargados de gestionar y organizar cada uno de los procesos, como aquellos que se encargan de alimentar o controlar el sistema global, sincronizando todo el trabajo de manera que todos los engranajes funcionen de forma adecuada.En el caso de la producción se trata de gestionar los distintos procesos que constituyen la cadena productiva desde que se inicia con las necesidad de producción hasta que los productos o servicios son proporcionados al cliente y se puede empezar a evaluar la forma en que esa cadena ha funcionado para ver si lo ha hecho de una manera eficiente.El funcionamiento y significado de cada una de estas operaciones variará en función de la forma en que cada compañía organiza su producción. Es evidente que no se trabaja exactamente de la misma forma cuando se han de atender los pedidos que la empresa va recibiendo que cuando se trabaja contra stock, para producir una cantidad determinada de artículos que se tiene previsto vender en un determinado período de tiempo. Pero no es menos cierto que el conjunto de procesos necesarios será el mismo en ambos casos, aunque sean distintos los objetivos.
La importancia de la planificaciónLa planificación de la producción es el conjunto de tareas que permiten evaluar las necesidades de recursos (materia prima, máquinas, personal, ...) para la producción a la que se deba atender, y distribuir el uso de dichos recursos en el período de tiempo que se esté planificando, con el objetivo de optimizarlo.El resultado será un plan de producción, donde se definen las distintas órdenes de producción que se atenderán en el período de tiempo que se esté planificando, especificando las distintas fases y tareas que se habrán de llevar a cabo para producir unas determinadas unidades de producto o prestar un servicio.La función permite adaptar a tiempo la capacidad productiva de la empresa a las necesidades de servicio que se reclamen. Para ello, lógicamente se jugará con aquellos parámetros que sea posible flexibilizar.
Las ventajas de la gestión del aprovisionamientoUno de los principales beneficios de planificar con tiempo la producción es la posibilidad de adecuar también las necesidades de material en stock a la demanda.Mantener un inventario de reserva para poder cubrir en cualquier momento las necesidades la producción implica mantener inmovilizada una determinada inversión financiera a la que se podría dar otros usos en la Empresa. Por ello es enormemente importante reducir al mínimo esas necesidades de inventario al mismo tiempo que garanticemos que no se va a producir en ningún momento una parada de la producción provocada por una falta de material.Un buen sistema de gestión de la producción nos permitirá ir calculando las necesidades de material, administrando directamente el lanzamiento de pedidos a nuestros proveedores y su posterior gestión, de manera que el material necesario esté preparado en el momento justo.
La necesidad de gestionar el almacenamientoAun cuando la gestión del aprovisionamiento haga que se reduzcan al máximo las necesidades de almacenamiento, en muchos casos es necesario un buen control del inventario de que dispongamos. Temas como la gestión de las fechas de caducidad o información sobre los lotes, en los productos almacenados y en qué momento son utilizados en un determinada orden de fabricación pueden ser imprescindibles en algunos sectores, especialmente en los casos en que es obligatorio llevar una trazabilidad de productos y sus componentes.
El seguimiento de la ejecuciónTan importante como planificar bien las tareas a llevar a cabo es el control de la producción en el tiempo. Se ha de vigilar que las operaciones se van produciendo correctamente, en el tiempo planificado y usando los recursos y materiales prefijados, registrando además estos aspectos o cualquier desviación o incidencia que se produzca, con el fin de poder analizar con posterioridad en qué circunstancias tuvo lugar la ejecución de las distintas órdenes de fabricación, con el fin de sacar conclusiones y evitar posibles repetición de problemas en el futuro.El seguimiento de todas las operaciones nos permitirá además reaccionar con tiempo ante posibles problemas que se puedan dar en el sistema productivo, contando con información sobre posibles soluciones a adoptar para cumplir los objetivos del máximo número de órdenes posibles.El objetivo es controlar que todo sucede tal y como se había planificado, consiguiendo así los objetivos previstos y atendiendo siempre los hitos de entrega de los productos o el servicio al cliente. Las previsiones de entrega, de esta manera, podrán ser además facilitados al mismo con suficiente antelación, permitiendo también la optimización de sus procesos e incrementar su satisfacción con nuestros servicios.
Los beneficios del control de costesEl registro de cómo se van produciendo las distintas operaciones relacionadas con la producción es esencial para poder medir perfectamente el uso de material y recursos en los procesos productivos. Será automático traducir dichos consumos en los costes directos que son necesarios para fabricar un determinado producto, más allá de la simple estimación teórica que podamos realizar cuando definimos un escandallo de forma previa a poner en marcha la producción de un producto. Estos costes reales permitirán, tras repercutirles los costes indirectos de la compañía en la forma en que decidamos, garantizar que no estamos vendiendo ninguno de nuestros productos por debajo de su coste de producción, o al menos estar informados de ello.La información nos permitirá tomar decisiones en aquellos casos problemáticos, incrementando precios si el Mercado lo permite, o intentando optimizar procesos o aplicar medidas de reducción de costes. En último caso el conocimiento de cómo estamos llevando a cabo la producción de una línea de productos puede llevarnos a invertir o innovar en la misma con una información más ajustada sobre los costes y el posible retorno de la inversión, o renunciar, si no es posible otra acción, a ofrecer esos productos o servicios a nuestros clientes.
Frenos del SistemaSi bien no hay claros inconvenientes en la implantación de sistemas de este tipo, si que hay un conjunto de elementos que provocan resistencias a la nueva situación que con ellos se pretende implantar. Estos elementos han de ser previstos y cuidados para que su integración constituya un éxito real.Se trata por ejemplo de la resistencia de las personas a la implantación de nuevos mecanismos con los que no se está familiarizado. Los mecanismos en que se apoyasen con anterioridad, por no tener el respaldo de los sistemas de información, no aportarán ahora ningún beneficio, y sin embargo se intentará que se sigan manteniendo, por costumbre.Por ello, es conveniente la implicación de todo el mundo en la definición de los procesos y adaptación del sistema de información a los mismos, de manera que todas las personas implicadas estén seguras, desde antes de la implantación, de que la herramienta cubrirá de manera adecuada sus necesidades.Es importante además elegir un buen sistema que no obligue a que la organización deba configurarse en torno a cómo trabaja el programa, sino que éste pueda configurarse atendiendo a las necesidades del sistema de producción, pudiendo programarse incluso sobre él aquellos procesos o conjuntos de información especialmente específicos en la compañía y sector en el que trabajemos. Esto facilitará su rápida asimilación por quienes hayan de utilizarlo para su trabajo día a día.El coste, por otro lado, ha dejado de ser hoy un gran freno. Podemos encontrar soluciones que cumplan las necesidades de cualquier compañía a precios adecuados a su tamaño y complejidad. Es más importante precisamente conseguir que el esfuerzo y costes que se hayan de aportar por parte de la empresa sean lo más bajos que sea posible.
Por ello es esencial elegir bien, junto con la herramienta, la empresa que ayude a implantarla, con experiencia suficiente para realizar esa configuración y programación adecuadas y para gestionar correctamente el proceso de integración en la empresa, venciendo los frenos que en cada caso se puedan plantear o que puedan surgir en el proceso. Estas actividades requieren de un alto conocimiento de la herramienta y de los procesos que se han de gestionar, así como de una habilidad suficiente para saber extraer la información de cómo funciona el sistema productivo de la empresa. Sólo de esta forma se conseguirá que se logre alcanzar con la herramienta los objetivos y resultados que se esperaban de ella, tanto en el día a día, como en el análisis de la información que se gestiona.En definitiva, la meta para todos los procesos implicados en la producción de una compañía es conseguir la eficacia y eficiencia del sistema global de producción, es decir la obtención de los resultados previstos con el mínimo coste. Y lo que permite una herramienta de gestión de la producción es precisamente conseguir la unión de todos los esfuerzos realizados en cada uno de los procesos para aunar igualmente los resultados y beneficios.
Aunque las empresas españolas aparecen como de las más concienciadas con la protección anti-virus, y se constata que un 75% de las mismas actualiza los antivirus al menos semanalmente, también queda reflejado que la mitad tuvieron algún problema con los virus en el último año. En cuanto a los costes que supone el resultar infectados, un 16% de las PyMEs españolas encuestadas manifestaron haber tenido que paralizar su actividad durante horas para recuperarse de una infección, mientras que el porcentaje sube incluso a un 20% cuando hablamos de Europa en su conjunto.
Incluyendo la instalación de una solución antivirus, hay otras medidas de conveniente seguimiento que ha publicado el Centro de Alerta Temprana sobre Virus y Seguridad Informática, del Ministerio de Ciencia y Tecnología, y que no son más que rasgos de un comportamiento lógico, por lo demás, de prevención ante este peligro:
ASTRA, el operador de satélites, piensa también lanzar en breve, dentro de 2004, servicios de acceso a Internet a través del satélite para el mercado residencial español, y a precios muy competitivos (de nuevo, según han declarado a distintos medios). ASTRA proporciona ya los servicios de televisión por satélite, a través de la plataforma Digital +, a más de 2 millones de hogares.Sin necesidad del uso de satélites, hay varias compañías intentando cubrir el ámbito de las comunicaciones inalámbricas en la llamada "última milla", es decir, desde nodos de acceso a los equipos finales. En este ámbio se está intentando ya sobrepasar las tecnologías en las que se asientan las conexiones Wi-Fi, buscando elementos hardware que puedan constituir una base para sistemas con mayor ancho de banda y con un alcance espacial mucho mayor. Con este fin, INTEL y ALCATEL han llegado a un acuerdo por el que pretenden desarrollar y promocionar conjuntamente productos para una emergente tecnología de comunicaciones inalámbricas llamada WiMAX, Worldwide Interoperability for Microwave Access. La tecnología se basará en el protocolo 802.16a, ya aprobado como estándar por ISO. Consideran que esta plataforma será una verdadera oportunidad para llevar Internet a zonas rurales y países en desarrollo sin conexiones por cable, puesto que esperan conseguir cubrir con ella una zona de hasta 50 kilómetros con acceso a Internet a muy alta velocidad.Mientras esto llega, NEO-SKY, operador de telecomunicaciones de IBERDROLA, compagina ya los servicios de acceso a Internet vía satélite con la comercialización de los servicios combinados de voz e Internet de banda ancha, con los que proporcionan hasta 4 Mb simétricos (4 Mb de ancho de banda para enviar datos, y 4 Mb para recibir). Por su parte, VODAFONE, ha sacado ya al mercado su apuesta con el acceso desde portátiles a través de la nueva tarjeta Vodafone Mobile Connect 3G, capaz de proporcionar hasta 384 Kbps, una velocidad poco mayor que la oferta básica en ADSL, pero hasta 10 veces superior a lo que se consigue con tarjetas o móviles GPRS.
La propuesta no es descabellada, porque no hace más que proponer algo que existe en todos los sistemas de comunicación: el cobro por uso. Pero no parece que esté acorde con el espíritu de Internet, y al fin y al cabo, ya se está cobrando por el uso de Internet en sí. Quizá la solución podría ser útil fijando un determinado número de mensajes máximos a los que se tuviera derecho en un determinado período sin que éstos fueran facturados.Pero parece mejor medida, por una vez, la indicada por Microsoft, aunque significaría al final un buen tiempo desperdiciado. La compañía de software sugiere la posibilidad de que los clientes de correo hubieran de resolver una ecuación matemática, que sería más complicada cuanto mayor fuera el número de destinatarios o menor el tiempo transcurrido entre el envío de un mensaje y otro.