LAS HERRAMIENTAS PARA EL ÉXITO DEL TRABAJO REMOTO
En el anterior informe os contábamos cómo hemos ido recorriendo el camino hacia el trabajo en remoto, las claves para trabajar correctamente… En este capítulo abordaremos las acciones que hemos ido llevando a cabo durante este tiempo y que han hecho que el trabajo en remoto sea todo un éxito.
El mes pasado, en el informe que podéis volver a leer aquí, os contábamos las claves para el éxito del trabajo en remoto: poníamos a la comunicación y a la organización como piedras angulares de nuestro modelo de trabajo. Además, hablábamos de cómo comunicarnos con nuestros compañeros (en cualquier lugar y en cualquier momento), de planes, previsiones... Este mes os hablaremos de las herramientas para que el modelo sea realmente un éxito.
1. Modelo de Agenda altamente eficiente:
Hace tiempo que nos dimos cuenta de que estábamos trabajando orientados a la reunión. Es decir, convocábamos la reunión y luego hacíamos lo que podíamos para realizar el trabajo de esa reunión. Esto, unido a esa modalidad de trabajo síncrono (muy de prepandemia), hacía que el trabajo fuese un caos total.
Por ello, diseñamos un sistema que denominamos “Modelo de Agenda Altamente Eficiente”. Desde ese momento, en Solusoft cada reunión debe cumplir las siguientes premisas:
• Se trabaja el previo de la reunión con anticipación, organizándola correctamente para que las personas dispongan de los elementos de esa reunión y puedan trabajarla. Por ejemplo, cada convocatoria de reunión debe llevar incluidos todos los documentos de trabajo, se explica lo más detalladamente posible qué debe llevar cada persona, para qué es convocada, el objeto de la reunión, etc. Esto, además de una buena práctica, nos hace pensar si realmente es necesario convocar a tantas personas, si es útil que determinada persona esté o qué debería preparar, etc. De esta forma, no perdemos el tiempo nuestro ni el de nuestros compañeros, gracias a este ejercicio previo.
• Se convoca la reunión con las personas adecuadas, indicando los puntos a tratar, lo que se espera de cada persona y un tiempo de reunión lo más pequeño posible (máximo una hora), idealmente media hora.
• Se trabaja el post-reunión dejando nota de los acuerdos llegados y los próximos pasos a seguir.
Por otro lado, reconfiguramos la agenda para que toda la empresa siguiese los siguientes ritmos, de forma que se configuraron tramos horarios para determinados tipos de reuniones, tramos en los que no se permitían las convocatorias de reunión para poder realizar cada uno sus propias tareas… nuestra agenda en concreto quedó configurada así:
• Un día completo y tardes de concentración: Trabajo de concentración, día sin reuniones, es el día de la productividad, al igual que las tardes (después de comer).
• Una mañana: reuniones de planificaciones y arranque de semana.
• 2 mañanas: reuniones de proyecto y comerciales.
• Una mañana: reuniones de seguimiento.
Toda la empresa trabaja de la misma forma, tiene los mismos ritmos de trabajo, trabajamos todos en la misma dirección.
Además, utilizamos otras formas de trabajar y herramientas que nos permiten hacer el día a día más fluido, contar con una mejor comunicación, agilizar tareas, evitar pérdidas de información y, en definitiva, ser más eficientes y sostenibles (que es lo que queremos para nuestros clientes). ¿Y qué utilizamos para ello?
2. Modelo híbrido presencial / remoto:
Estamos convencidos que el modelo híbrido para nuestra empresa es el que mejor funciona. Tiene lo bueno del modelo presencial en lo que respecta al contacto con los compañeros y la banda ancha de comunicación (que todavía es necesaria en determinados encuentros) y lo mejor del trabajo remoto para el mejor rendimiento.
En Solusoft, cada persona del equipo de forma planificada, autónoma y responsable acude dos mañanas a la oficina (excepto el día de concentración y las tardes, que también es para dedicárselo a las propias tareas). También se da la posibilidad de ir más días a la semana a la oficina atendiendo las necesidades de todo el equipo.
3. Microsoft Project Web Application (Organización del Equipo):
Tenemos todos los planes de trabajo con Microsoft Project (en la nube) lo que nos permite tener planificados todos los proyectos, productos e iniciativas, seguirlos semanalmente y controlar las cargas de trabajo de las personas, asegurando los plazos de entrega.
4. GitLab
Usamos GitLab como método de comunicación y organización de soporte a Project (desglose de tareas) además de seguir todo el proceso de producción en la herramienta (desde la idea a la puesta en producción) y todo totalmente documentado.
Por ejemplo, es en GitLab/Issues donde se abre hilo de tarea, se tiene todo el contexto de esta, se invita a colaborar al equipo, se indican los siguientes pasos, etc. Permite la organización y la comunicación remota en excelencia y asíncrona
5. Documentación
Todo absolutamente documentado. Por eficiencia de tiempo, por escalabilidad, por calidad en los proyectos, por nuestro crecimiento profesional, etc.
6. Herramientas de Colaboración: Teams, Sharepoint, Office
Toda la suite de Microsoft Office para mantener una comunicación y permitir el trabajo colaborativo sobre documentación Word, Excel, PowerPoint, Power BI, etc.
Además, también fomentamos la comunicación entre nuestras aplicaciones. Por ejemplo, cada vez que se incorpora un ítem de contexto a un issue de GitLab este puede aparecer en un grupo de Teams. Con esto, en un contexto remoto, no perdemos información y la vemos cuanto antes (un canal o el otro).
Aún no hemos alcanzado el final del camino en el trabajo en remoto, pero sí estamos muy orgullosos de los logros que hemos conseguido. Y lo más importante: seguimos intentando mejorar día a día.
En este camino se presentan muchas dificultades: cambio de hábito de trabajos, abordar las tareas de forma diferente, cambiar tus ritmos adecuándolos a los de la organización, gestionar tu agenda correctamente, ser muy previsor, organizado, ordenado, comunicar muy bien, empatizar con tu compañero, etc. Todo el equipo de Solusoft está realizando grandes esfuerzos para que este nuevo modelo sea sostenible en el tiempo. Primero lo hemos interiorizado cada uno de nosotros, luego lo hemos proyectado al equipo, y después, lo estamos traspasando a clientes y proveedores.
Puede parecer una misión imposible ¡Pero no lo es! En Solusoft lo hemos hecho y podemos asegurar que es extremadamente poderoso. Solo hay que creer en ello, perseguirlo, dar las herramientas adecuadas y entrenar a tu equipo.
Por aquí nos tenéis si necesitáis consejo.
Jorge Ruiz
Director de Operaciones y Proyectos
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