Boletín Solusoft: Enero 2016

FACEBOOK AT WORK, A LA VUELTA DE LA ESQUINA

La nueva red social colaborativa para entornos empresariales de Facebook llegará este año, tal y como ha confirmado el responsable del proyecto en una entrevista.

Después de varios meses de pruebas, Julien Codorniu, el responsable del proyecto Facebook at Work, ha anunciado en una entrevista que la nueva red social colaborativa para empresas estará disponible a lo largo de este 2016.

Con el lanzamiento de esta nueva herramienta, Facebook pretende entrar de lleno en el sector empresarial para ofrecer a las grandes organizaciones un modelo laboral más conectado, centrado en la comunicación y que contribuya a su vez al aumento de la productividad.

Facebook at Work es un software alternativo al email que quiere transformar por completo la forma de trabajar y favorecer las comunicaciones internas entre los profesionales de la empresa. La idea es que los usuarios puedan realizar sus tareas desde la propia plataforma, tal y como hacen desde hace tiempo los propios empleados de Facebook.

En los últimos meses, más de 300 empresas, entre las que se encuentran Heineken, Hootsuite y el Royal Bank of Scotland, han colaborado con Facebook para probar la nueva herramienta con el objetivo de ayudar a perfeccionar las prestaciones que ofrece.

La interfaz de Facebook at Work es muy similar a la de la red social personal y permitirá a los profesionales de una empresa estar en contacto entre ellos, aunque hay que recalcar que los perfiles personales y profesionales serán totalmente independientes. Además, cualquier tipo de información compartida a través de Facebook at Work será confidencial y sólo tendrán acceso a ella aquellas personas de la empresa que formen parte de la plataforma.

Entre las prestaciones de la herramienta destaca Work Chat, un canal de mensajería directa que ofrece a los usuarios la posibilidad de enviar y recibir mensajes instantáneos entre profesionales y grupos de trabajo a través de un directorio de empleados. Este servicio permite, además de enviar mensajes de texto, compartir fotografías, vídeos y “stickers”.

En un principio, la plataforma estará disponible de forma gratuita a partir de este año, y más adelante las empresas podrán contratar funcionalidades extra como analítica, soporte técnico o integración con otros softwares por una cuota mensual, tal y como ha explicado Codorniu.

Con la llegada de Facebook at Work, la compañía se suma al mercado de las plataformas de trabajo colaborativo para entornos empresariales, en el que ya despuntan otras herramientas como Yammer, Slack o Trello. Habrá que esperar para ver si el nuevo proyecto de Facebook tiene tanto éxito en el mundo empresarial como su red social personal.

NOVEDADES EN WORD, EXCEL Y POWERPOINT PARA ANDROID

Microsoft actualiza sus aplicaciones de Office para Android y habilita la función de compartir archivos de Word, Excel y PowerPoint a través de WeChat y QQ.

Microsoft continúa trabajando para expandir sus aplicaciones de Office a todos los sistemas operativos y su última actualización beneficia directamente a los usuarios de dispositivos Android que trabajan con Word, Excel y PowerPoint. Así lo explica la compañía en su web, Microsoft News.

Uno de los cambios más importantes, común a las tres aplicaciones, es la posibilidad de compartir archivos a través de las apps de mensajería WeChat y QQ. A partir de ahora, los usuarios podrán intercambiar documentos de Word, Excel y PowerPoint con facilidad gracias a la inclusión de esta nueva función.

Por otro lado, Microsoft ha implementado un proceso mucho más sencillo para el registro y la identificación de los usuarios.

Además, las nuevas actualizaciones también incluyen cambios específicos para cada una de las aplicaciones de Office. En el caso de Word, cabe destacar la nueva función Smart Lookup, que permite al usuario acceder a definiciones, fotos y datos adicionales relativos al texto seleccionado a través de la web. Además, la gama de colores para resaltar textos es ahora mucho más extensa.

También Excel recibe mejoras. En su caso, nuevos estilos que para modificar el aspecto de las tablas, la opción de ver un texto girado o en ángulo y más opciones de pegado que nos permitirán pegar sólo la fórmula, el valor o el formato de la celda seleccionada.

Por último, gracias a la nueva versión de PowerPoint para Android podremos incluir y reproducir archivos multimedia en nuestras presentaciones de forma cómoda y sencilla.

Con estas modificaciones, Microsoft pretende seguir mejorando la experiencia de los usuarios que confían en sus aplicaciones y continuar con la expansión de Office para adaptar sus aplicaciones a todos los sistemas operativos del mercado.

AHORRA RECURSOS AUTOMATIZANDO PROCESOS DE VENTA

Antes incluso de recurrir a dispositivos o aplicaciones adicionales que nos ayuden en las ventas, hay ya procesos de nuestro ciclo comercial en los que podemos ahorrar tiempo y recursos automatizándolos en nuestro ERP o sistema empresarial. La actualización de precios o tarifas, o el establecimiento de una facturación periódica o cuotas a cobrar, tan típicas de los inicios de año, son algunos de ellos.

El ritmo de trabajo en las empresas, o la necesidad simplemente de centrarnos en los procesos realmente distintivos en las mismas, hace conveniente que hagamos que nuestros ERPs o sistemas de gestión empresarial en general se encarguen de hacer las tareas repetitivas por nosotros. Muchas de ellas son fácilmente realizables mediante procesos automáticos que programamos en dichos sistemas. Si se trata de un ERP, como en el caso de nuestro a3ERP, esos mecanismos automáticos suelen estar ya establecidos y requieren tan sólo una pequeña configuración por parte del usuario.

En el presente informe, y centrándonos especialmente en el circuito de ventas de nuestra organización, queremos recoger los principales procesos automáticos que pueden beneficiarse de este tipo de automatización.

Actualización de precios o tarifas

La actualización de precios a comienzo de año suele ser una tarea común a realizar en las empresas. Es un proceso que puede ser fácil si nuestros servicios son muy específicos o nuestro volumen de productos muy reducido, pero se puede complicar mucho en el momento en que los tipos de actividades o productos sean de distinta naturaleza o procedencia. Será interesante en esos casos contar con una utilidad de actualización masiva de las tarifas de venta que nos ayude a actualizar dichos precios.

Si programamos el proceso, deberíamos hacerlo atendiendo a unos parámetros simples de entrada, como un simple porcentaje de incremento/decremento, que podremos luego configurar año a año. Pero será especialmente útil poder realizar el proceso filtrando nuestros productos o servicios en función de su naturaleza o las familias en las que los tengamos clasificados. Podremos así realizar la actualización en fases, con distintos parámetros de cambio. O especificar distintos parámetros para cada una de las familias y realizar luego el proceso de cambio de manera general.

Establecimiento o actualización de facturas o cuotas periódicas

Este es un proceso de enorme utilidad y realizado con gran frecuencia para clientes o socios en determinados sectores de actividad (mantenimiento, limpieza, formación, gimnasios…). Su automatización nos reportará por tanto grandes ahorros de tiempo, eliminando además la posibilidad de errores o el olvido u omisión de facturas y/o cuotas en determinados casos.

El proceso automático que establezcamos debería permitirnos especificar o configurar las cuotas periódicas que querríamos facturar al conjunto de clientes que indiquemos. Una vez marcado esto, nuestro ERP o sistema de información debería estar preparado para lanzar de forma masiva la facturación de todas las cuotas. El sistema completará su eficiencia si nos permite además crear de manera automática los ficheros con recibos domiciliados que enviar a nuestro banco.

La automatización de estas cuotas de forma anual debería ser también tenida en cuenta a la hora de programar nuestros sistemas.

Generación automática de albaranes de venta

Cuando una empresa tiene un gran volumen de pedidos, llega un momento en que generar los albaranes de venta puede ser laborioso. Este proceso de generación de albaranes estará disponible en nuestros ERPs o deberíamos programarlo en nuestros sistemas de información.

El proceso permitirá al usuario la generación automática de los albaranes de venta a partir de los pedidos de venta, atendiendo a unos criterios de filtrado y agrupación que podrá configurar el usuario. En el caso de mercancía material, estos albaranes deberían poder ser gestionados después por quienes trabajen en nuestro almacén, para tratar casos en los que pueda ser que no toda la mercancía estuviera finalmente disponible para servir, o si ha de registrarse mayor información en el albarán servido.

Facturación de ventas automática

Tanto en los casos en los que se haya estado sirviendo mercancía a los clientes a través de albaranes como en los que dichos albaranes correspondan a los servicios realizados en un determinado cliente, será enormemente útil contar con un proceso que genere las facturas automáticamente a partir de esos albaranes de venta pendientes.

Para mejorar su utilidad se deberían establecer criterios de filtrado y permitir agrupaciones de albaranes, por serie u otro concepto, en una sola factura por cliente. Y de nuevo será óptimo también en este caso que se puedan crear de manera automática los ficheros con recibos domiciliados que enviar a nuestro banco para agilizar su cobro.

Todos estos procesos pueden ser casi indispensables en determinados sectores, como decimos. Y pueden ser fácilmente resueltos, en la gran mayoría de los casos, con la simple configuración de nuestro ERP. Aunque puede que su importancia llegue a hacer merecer la inversión en un proyecto individualizado donde se puedan combinar y mejorar con procesos específicos que agilicen aún más nuestro flujo de trabajo.

Ángel Blanco Ferreiro

Dtor. de la Unidad de Sistemas de Gestión Empresarial de solusoft

CÓMO PROTEGER TU RED WIFI

Protege tu conexión WiFi y evita que otros usuarios accedan a tu red inalámbrica siguiendo estos sencillos consejos.

Las redes inalámbricas de particulares, si no están bien protegidas, pueden ser muy vulnerables de cara a posibles intrusos, con todo lo que eso conlleva (ralentización de la velocidad de navegación, robo de datos personales, responsabilidad ante acciones ilícitas, etc). Para evitarlo, te animamos a poner en práctica una serie de pautas de seguridad, tal y como aconseja la Oficina de Seguridad del Internauta.

• Cambia la configuración por defecto del router. Puedes hacerlo tú mismo siguiendo las instrucciones que suelen acompañar al router o bien contactar con el operador para que te asista en el proceso. Para acceder a la configuración de nuestro router necesitaremos la clave de administración, que viene con el kit de instalación del dispositivo. Una vez dentro, deberemos activar el sistema de cifrado WPA2, que es el más seguro, además del cortafuegos.
• Modifica el nombre de la red (SSID) por uno que no guarde relación con el nombre de nuestro operador ni con la contraseña. Otra opción es hacerlo invisible.
• Establece una contraseña segura y única, que no coincida con las claves de otros servicios que utilizamos en la red. Para mayor seguridad, ésta debe tener al menos 12 caracteres y combinar mayúsculas, minúsculas, números y símbolos.
• Apaga el router en largas ausencias. Si no vas a estar en casa, es recomendable desactivar el router. Además de ahorrar energía, evitaremos que otros usuarios utilicen nuestra red inalámbrica sin permiso.
• Controla qué equipos se conectan a tu red. Algunas de las señales que indican que alguien puede estar utilizando nuestro WiFi son el descenso de la velocidad de conexión o el parpadeo de las luces del router cuando todos nuestros dispositivos están apagados. Para comprobarlo, existen numerosas aplicaciones que detectan accesos no deseados a la red, como es el caso de Fing.