Boletín Solusoft: Marzo 2017

LA DIGITALIZACIÓN DE LAS EMPRESAS ESPAÑOLAS DESTACA EN EUROPA

Según el último Índice de Economía y Sociedad Digitales (DESI) de 2017, elaborado por la Comisión Europea, España está por encima de la media de la UE en cuanto a digitalización, ocupando el sexto puesto en servicios públicos digitales y liderando la clasificación de datos abiertos.

El Índice de Economía y Sociedad Digitales (DESI) mide cada año desde 2014 el progreso digital de los países de la Unión Europea a partir de cinco indicadores: conectividad, capital humano, uso de internet, integración de la tecnología digital en las empresas y servicios públicos digitales.

Hasta ahora, España venía ocupando el puesto número 16 como resultado del cómputo de estos cinco factores, pero el impulso en materia de digitalización de los últimos años sitúa a nuestro país dos posiciones por delante en el DESI de 2017, en el puesto 14, dejando atrás a Francia e Italia y superando la media general de la UE.

Uno de los puntos que destaca la Comisión Europea en este informe son los servicios en línea de la administración pública española. España ocupa la sexta posición en el indicador de los servicios públicos digitales y lidera las clasificaciones en relación con los datos abiertos por la accesibilidad a la información y el lanzamiento de portales nacionales de datos como el del Gobierno español. “España se comporta mejor que la media de la UE en la prestación de servicios públicos en línea”, apuntan en el índice.

Otro de los aspectos en los que despunta nuestro país es en el uso de las tecnologías digitales en las empresas privadas. En este sentido, España se sitúa el puesto 11 del ranking y destaca que la quinta parte de las pequeñas y medianas empresas participan de forma activa en la venta online.

En temas de conectividad, la evolución de nuestro país también va en ascenso y en los últimos años ha progresado significativamente hasta alcanzar un nivel de cobertura que llega al 95% de los hogares. Las conexiones rápidas de banda ancha fija han aumentado considerablemente y la cobertura de la banda ancha de nueva generación (NGA), así como la red 4G, están por encima de la media de la UE.

Como contrapunto, el Índice de Economía y Sociedad Digitales señala los elevados precios de la banda ancha española, que ya es la segunda más costosa de Europa, y aunque el número de internautas españoles ha aumentado hasta el 76% de la población en el último año, la utilización del comercio electrónico y la banca online es bastante inferior al de otros ciudadanos europeos.

NUEVAS FUNCIONES INTELIGENTES LLEGARÁN A WORD, POWERPOINT Y EXCEL

Microsoft ha anunciado nuevas funcionalidades para Office 2016 y Office 365, entre las que destacan el PowerPoint QuickStarter, una regla para dibujar líneas rectas y un asistente digital de escritura mejorado para Word y Outlook.

A principios de este mes de marzo, Microsoft anunció nuevas características para Office 2016 y Office 365 que, aunque por el momento sólo están disponibles para los usuarios del programa Insiders que actualicen sus aplicaciones, próximamente llegarán a las versiones estables de Windows 10.

Entre las novedades anunciadas por Microsoft, destaca la incorporación de varias funciones inteligentes para Word, PowerPoint, Excel y Outlook, como las que describimos a continuación:

• La función PowerPoint QuickStarter es una de las novedades que tiene como objetivo ofrecer ideas de investigación y sugerencias de diseño para tus presentaciones basadas en un tema de tu elección. Sólo tienes que elegir la plantilla de QuickStarter desde Archivo> Nuevo y especificar el tema que quieres estudiar. Esta función está disponible, por el momento, en inglés, francés, italiano, alemán, español y japonés.
• Esta actualización incorpora una regla que te permitirá dibujar líneas rectas o alinear un conjunto de objetos a lo largo de un borde recto desde dispositivos que tengan pantallas táctiles. La regla se puede utilizar desde cualquier posición: horizontal o vertical. Además, podrás configurar los grados para obtener ángulos precisos.
• Las mejoras de esta actualización llegan también al asistente de escritura digital para Word y Outlook. Con los servicios inteligentes incorporados, Office es capaz de reconocer de forma más precisa las palabras que escribes y su contexto, lo que mejorará las sugerencias ortográficas ofrecidas.
• A partir de hora, también será más fácil eliminar y editar el fondo de una imagen desde Word, PowerPoint y Outlook. Ya no será necesario dibujar un rectángulo alrededor del primer plano de la imagen, sino que la aplicación detectará automáticamente las zonas de fondo generales. Además, el lápiz para marcar las zonas de mantener o eliminar ahora podrá dibujar líneas de forma libre, en lugar de estar limitado a líneas rectas.
• Por último, navegar por páginas en modo de impresión en Word será mucho más cómodo gracias a un nuevo botón que permite deslizarlas de lado a lado como si fueran una pila de papel. Para probarlo, basta con ir a Ver> lado a lado.

Con estas mejoras, Microsoft sigue mejorando la experiencia de navegación y la usabilidad de sus aplicaciones por parte de sus usuarios.

GESTIÓN DE PROYECTOS ¿TENGO BIEN CONTROLADA LA INFORMACIÓN?

Si queremos controlar toda la información asociada a nuestros proyectos de forma sencilla y eficaz, es fundamental contar con una solución que nos permita registrar y medir todos los datos de cada proyecto desde una única herramienta.

Muchas son las empresas que dedican su actividad a la gestión y ejecución de proyectos. También son variados los sectores en los que realizar una gestión y seguimiento del proyecto se convierte en una tarea fundamental. En este informe hablaremos sobre la importancia que tiene una buena solución para poder registrar y medir la información de cada proyecto, y del modo en que nos permita hacerlo.

Empezaremos por indicar los elementos más relevantes que nos ayudarán a controlar de forma eficaz toda la información necesaria con una solución de este tipo:

• Ficha del proyecto: título, cliente, responsable/supervisor, fechas, presupuesto, centro de coste…
• Fases y recursos: distintas fases para la ejecución del proyecto y recursos/trabajadores necesarios para ejecutarlas.
• La documentación relacionada: archivos que se necesiten adjuntar al proyecto.
• Los hitos/configuración de la facturación: registro de los hitos de facturación del proyecto y del modo en que se van a facturar (de forma puntual o recurrente).
• Las imputaciones de gastos e ingresos: compras a proveedores, horas del personal, gastos del personal y ventas al cliente.
• El resumen económico: visión de los gastos e ingresos de las previsiones del proyecto y de las realidades del mismo.
• El cierre: fecha, motivo.

Es muy habitual encontrar compañías que registran toda esta información pero de manera descentralizada, por ejemplo, registrando los datos del proyecto en una herramienta de proyectos, la facturación en un ERP, el control del personal y sus imputaciones de tiempos en Excel y así en distintas piezas que hacen que sea muy complicado, costoso y poco fiable el cruzar toda esa información para obtener la realidad del proyecto y del conjunto del proceso.

Es importante que el sistema nos permita tener una visión 360º del proyecto en todo momento, de modo que tengamos toda la información accesible desde un mismo panel, en tiempo real y sin necesidad de hacer cargas ni cruces de información.

Ahora que tenemos claro cuáles son los elementos más relevantes, hablemos de algunas de las características más importantes que hacen que una solución de este tipo sea realmente potente y eficaz:

• Lo primero y que consideramos más importante es que la información completa del proyecto sea fácilmente accesible desde un único panel, lo que llamamos la visión 360º del proyecto.
• La información debe obtenerse siempre en tiempo real, de modo que al acceder a una ficha de proyecto podamos ver en qué situación económica se encuentra en ese mismo momento (previsiones realizadas frente a realidades que se van produciendo). Cualquier registro que se realice en el sistema sobre el proyecto (compra, gasto, venta, imputación de tiempos o contabilización financiera y analítica) modificará el resultado económico del proyecto en el momento que se produce y será accesible desde el panel del proyecto.
• La imputación de tiempos y gastos por parte del personal debe ser muy sencilla y ágil. Los trabajadores deben dedicar su tiempo a la ejecución de su trabajo, y las tareas administrativas suelen ser un incordio para ellos, por eso si queremos que estas tareas las hagan directamente los trabajadores, las herramientas que les facilitemos deben ser muy ágiles (imputo tiempos y gastos para cualquier fase/proyecto) desde un mismo panel, con pocos clicks y muy accesibles (realizo las imputaciones desde la oficina o desde fuera de la oficina).
• Hay supervisores y trabajadores, y las funciones que realizan dentro de un proyecto son distintas. Por eso el sistema debe ofrecer también distintas funciones y niveles de acceso para cada perfil. Por ejemplo, un trabajador imputa tiempos y gastos, y un supervisor puede/debe validarlos antes de que entren definitivamente al sistema.
• Cada uno trabaja con los proyectos en los que está registrado. Es importante que cada supervisor/trabajador solo pueda acceder a los proyectos en los que él está asignado, incluso dentro de la información de un proyecto no todos tienen por qué ver toda la información. Es importante poder perfilar estos niveles de acceso al sistema.

Si conseguimos tener una buena solución para la gestión de los proyectos de nuestra compañía, daremos un gran salto de calidad y podremos conseguir beneficios como los que indicamos a continuación:

• Medición fiable y en tiempo real de los datos de los proyectos (rentabilidades, dedicaciones, por línea de negocio, por proyecto, por trabajador).
• Establecer procesos de validación sencillos y ágiles para que los responsables/supervisores de proyectos puedan controlar/validar adecuadamente las imputaciones que se realizan sobre sus proyectos.
• Registro de la información en el momento que se produce, evitando sobrecargar el departamento administrativo y tener que esperar a que se procese la información para su consulta.
• Dato único en un único sistema. La información predefinida al crear un proyecto llega hasta la propia contabilidad, tanto financiera como analítica, pasando por todos los documentos de compras, gastos, imputaciones y ventas que tengan relación con él.

En definitiva, si nuestra compañía se dedica a la gestión de proyectos y queremos ser competitivos y eficaces gestionándolos, es muy importante contar con un solución que nos permita tener control en todo momento de lo que está ocurriendo con cada proyecto y realizar el registro de información de forma sencilla y ágil, para que sea una herramienta de ayuda más que un mero contenedor de información.

Ángel Blanco Ferreiro

Director de la Unidad de Gestión Empresarial de Solusoft

CÓMO CREAR CARPETAS INTELIGENTES EN ANDROID

Aprende a crear carpetas inteligentes en Android y evita tener que rebuscar entre todas tus aplicaciones aquella que necesitas en cada instante. Haz que tu móvil se adelante a tus necesidades y te muestre la app apropiada para cada momento con este truco.

Las carpetas inteligentes de Android nos ofrecen una agrupación dinámica de las aplicaciones que contienen. Esto significa que las apps que guardan en su interior van cambiando en función de diferentes factores, como el uso que les damos, la hora, la batería, la localización, etc. De esta forma, el móvil te mostrará las aplicaciones que necesitas en cada momento.

Para poder disfrutar de esta función, lo primero que tienes que hacer es instalar en tu dispositivo Android una app que te permitirá gestionar estas carpetas inteligentes. Se llama Contextual App Folder y puedes descargarla de forma gratuita en Google Play.

Al abrirla, verás un tutorial sobre el funcionamiento de la app y las posibilidades de configuración y personalización de las carpetas. Para salir de este apartado, desliza las pantallas hacia la izquierda y pulsa en “Done”.

A continuación, podrás crear la carpeta predeterminada que aparecerá en la pantalla principal de tu dispositivo. Para cambiar el nombre, pincha sobre el título de la carpeta y elige cómo quieres llamarla.

El siguiente paso es seleccionar las apps que contendrá esa carpeta, para lo que solo tendrás que pinchar bajo el título y elegir aquellas que quieres añadir. Por ejemplo, las que más utilizas (navegador, correo electrónico, galería de fotos, etc.). Llegados a este punto, sólo queda configurar la carpeta para que cambie su contenido en función de tus necesidades.

Vuelve a la pantalla principal de la aplicación y toca sobre el botón “+” situado en la esquina inferior derecha para seleccionar uno de los eventos o disparadores que harán que cambie el contenido de tu carpeta inteligente. Por ejemplo, cuando estés en una ubicación concreta, cuando te conectas a una Wi-Fi determinada, cuando es una hora específica, cuando conectas en Bluetooth, etc.

Cada uno de estos factores o eventos tienen unos ajustes que deberás configurar para que funcionen correctamente. Puedes, por ejemplo, configurar la carpeta para que reajuste su contenido cuando te aproximas a tu trabajo. Para ello, toca sobre el disparador GEO Location y marca la ubicación de tu oficina manteniéndola pulsada en el mapa. En la parte inferior verás la dirección y el radio de acción en el que funcionará el disparador. Dale a “Aceptar”, selecciona las apps que quieres incluir en esta carpeta, como aquellas que utilizas en el trabajo, y ya tendrás tu primera carpeta inteligente en tu Android.

Ya sólo tendrás que repetir este paso para crear tantas carpetas dinámicas como necesites en función de una determinada necesidad.