Boletín Solusoft: Marzo 2015

¿Conoces las ventajas de la factura electrónica?

La facturación electrónica amenaza con sustituir al modelo tradicional en papel, ya que su implantación supone un gran número de ventajas relacionadas con la optimización de la gestión empresarial. A continuación analizamos las más importantes.

El pasado mes de enero, la factura electrónica dejaba de ser una opción y se convertía en una obligación para las grandes compañías por un lado, y para los proveedores de la Administración Pública por otro. Este cambio atiende a dos objetivos principales: impulsar el uso de este tipo de facturación y evitar la morosidad.

Aunque la factura digital nació hace varios años, su uso no ha empezado a extenderse hasta ahora. Gran cantidad de PyMEs y autónomos se resistían a dar el salto al modelo electrónico, a pesar de que presenta un gran número de ventajas respecto a su equivalente en papel. A continuación te explicamos cuáles son las más importantes:

• Ahorro de costes: Si partimos de la base de que la principal diferencia con la factura tradicional es el canal de transmisión, el modelo telemático supone una importante reducción de gastos en papel, impresión, mensajería y almacenamiento de documentos en espacios físicos.
• Inmediatez y seguridad: La integración de las nuevas tecnologías en los procesos de facturación se traduce en un ahorro de tiempo gracias al envío a través del soporte electrónico. Además, este sistema facilita el seguimiento y control del proceso, reforzando así la protección de los proveedores.
• Optimización de la contabilidad y la administración de la compañía: Además de ahorrar tiempo en el envío, la factura electrónica también agiliza otros procedimientos de carácter administrativo. Es el caso de los relativos a los cobros o a la búsqueda de información, debido a la mecanización de ciertos procesos.
• Mayor eficiencia y calidad: La apuesta por la factura electrónica no sólo mejora la comunicación con los clientes, sino que también influye positivamente en la imagen de la compañía. La utilización de los nuevos recursos que nos ofrecen las nuevas tecnologías refuerza el compromiso de la empresa con la modernidad y la innovación, además de implementar nuestros servicios.
• Compromiso medioambiental: La sustitución del papel por el formato digital, además del ahorro económico mencionado anteriormente, tiene también un impacto positivo en la tala de árboles y en la preservación del medio ambiente.

Por último, es importante tener en cuenta que la facturación electrónica puede integrarse en las aplicaciones de gestión interna de la empresa. Así que si tú también estás pensando en actualizarte y utilizas el software de gestión a3ERP, contáctanos y te contaremos cómo activar este tipo de facturación.

Apple Watch, ¿Aprobado o suspenso?

La presentación del reloj inteligente de Apple ha causado un gran revuelo en el sector tecnológico, en el que expertos y fans de la marca no consiguen ponerse de acuerdo sobre el nuevo producto estrella de la firma. ¿Cumplirá el Apple Watch con las expectativas tras su salida al mercado?

El lanzamiento del Apple Watch, que tendrá lugar el próximo 24 de abril, se convertirá a todas luces en uno de los acontecimientos tecnológicos más esperados del año. Los de Cupertino son expertos en crear expectación en torno a sus nuevos productos, una fórmula que por el momento les funciona de maravilla.

La pasada Keynote de Apple se convirtió en el escenario perfecto para presentar en detalle el reloj inteligente con el que la marca pretende conquistar el recién estrenado mercado de los smartwatchs. Sin embargo, lejos de sorprender, el nuevo producto de Apple no ha conseguido ganarse la admiración del público, que cuestiona algunas de sus prestaciones.

Para empezar, el dispositivo va unido directamente al iPhone, que completa sus características. Esto significa que el Apple Watch es incompatible con smartphones de otras marcas, lo que limita notablemente su cuota de mercado.

Por otro lado, uno de los puntos fuertes de este reloj inteligente es la posibilidad de realizar llamadas, función que los dispositivos de Samsung ofrece desde hace tiempo. Esta prestación, además, sólo está disponible para realizar llamadas de reloj a reloj, por lo que las comunicaciones también se ven restringidas.

Pero una de las críticas más duras es la relacionada con la batería, la gran olvidada de los dispositivos electrónicos de los últimos tiempos. La autonomía oficial del Apple Watch es de 18 horas, aunque a pleno rendimiento puede verse reducida a sólo 4. Este fallo también está presente en los smartwatchs de la competencia, por lo que se esperaba que los de Cupertino hubieran trabajado en mejorarlo.

El diseño del dispositivo ha sido otro de los temas que más ruido han hecho. Apple no se ha complicado con la estética de su reloj inteligente, que recuerda a los modelos mecánicos tradicionales. En este sentido, algunos expertos del sector apuntan hacia la necesidad de un diseño más rompedor que se acerque a las demandas de la generación tecnológica.

En relación con este tema, también hay quien ve en este lanzamiento una amenaza para el mercado de los relojes tradicionales. Elmar Mock, el creador de Swatch, cree que con la llegada del Apple Watch la venta de relojes mecánicos caerá y llama a los fabricantes a introducir cambios en sus modelos para adaptarse a las nuevas demandas tecnológicas.

Ante este panorama, los competidores de Apple ya se han puesto manos a la obra para mejorar sus productos de cara a nuevas versiones. Es el caso del Android Wear de Google, que en próximas actualizaciones podría incluir la posibilidad de controlar la interfaz mediante gestos y el soporte para conexión WiFi, que permitirá recibir notificaciones sin tener la cobertura bluetooth.

A pesar de todo, Apple es una marca que se caracteriza por tener admiradores en lugar de clientes, y ya son muchos los usuarios que esperan con ansia el lanzamiento para hacerse con su Apple Watch. Y eso que los precios no son precisamente asequibles. El modelo más barato saldrá al mercado con un precio de 375 dólares, y funciones muy limitadas, mientras que el más exclusivo costará la friolera de 14.000 dólares.

EL NEGOCIO VISTO DESDE EL ERP

El sistema de gestión y planificación de recursos empresariales, conocido como ERP, se ha convertido en los últimos años en una herramienta básica de cara al control de nuestro negocio. Si aún no tienes claro qué tipo de procesos se pueden gestionar con este software, presta atención. Te contamos todos los detalles sobre sus posibilidades.

Cada compañía, en función de sus características, puede tener necesidades muy distintas de gestión y control de la información. El sector al que se dedica, el tamaño de la compañía, la localización geográfica de sus clientes, el tipo de producto o servicio que ofrece y otros muchos elementos hacen que el ERP necesario para gestionar la compañía requiera unas u otras prestaciones.

Pero ¿cuáles son exactamente las funcionalidades de un ERP? A continuación analizamos todos los servicios que ofrece y detallamos las características principales de cada uno de ellos. ¡Toma nota!

• Gestión comercial: El ERP puede proporcionarnos desde la elaboración de las ofertas de venta hasta la gestión de la relación con los clientes, es decir, las funcionalidades propias de un CRM. Conviene evaluar cómo de importante es el control de la actividad comercial de la compañía, teniendo en cuenta si se necesitan funciones como el registro de las acciones realizadas con cada cliente, la diferenciación entre cliente y cliente potencial, la gestión de la oportunidad previa a la elaboración de la oferta, el sistema de comisiones, la gestión del valor futuro y el % de éxito de la cartera comercial.
• Marketing: El departamento de marketing suele ser uno de los más olvidados dentro de la gestión que ofrece un ERP. Gestión de campañas y generación de listas de distribución son dos de los elementos que debería incorporar un ERP para aprovechar la base de datos de clientes y su clasificación.
• Gestión del circuito de compra-venta: Llamamos circuito de compra-venta a la trazabilidad comercial que se produce cuando se acepta una oferta y se desencadenan el resto de elementos necesarios para preparar los trabajos, servirlos o ejecutarlos y facturarlos. Normalmente, estos elementos se suelen traducir en pedidos, órdenes de trabajo, albaranes, depósitos y facturas, tanto en ventas como en compras. Es básico que un ERP permita generar los distintos documentos del circuito a partir de los anteriores, generar documentos y realizar un seguimiento de cada punto del ciclo comercial. También es importante poder generar compras automáticas para cubrir las necesidades de una venta concreta o las necesidades de aprovisionamiento de un almacén.
• Gestión de cuotas o contratos: Para empresas que proporcionan servicios suele ser habitual el registro de periodicidades para realizar facturas, entregas y/o intervenciones. Esta gestión debe proporcionar utilidades para poder realizar una facturación automática de las cuotas, actualizar las condiciones de las mismas de forma masiva o realizar registros puntuales que excedan de la cuota en un período determinado.
• Facturación: En función del número de facturas y la periodicidad con que se realicen será interesante incluir una función que permita realizar la facturación automática. Podrás configurar la agrupación de varias entregas a un mismo cliente en una sola factura o generar una factura por entrega. Con la entrada en vigor de la factura electrónica, habrá que prestar especial atención al mecanismo implantado en el ERP para realizar dicha gestión para ver con qué plataformas conecta (Camerfirma, Pimec, FACE…) y las normas que recoge.
• Gestión de la cartera de vencimientos: Permite llevar un control de los cobros y los pagos, así como de sus distintos estados (pendiente, cobrado, dudoso cobro, bloqueado, al descuento…). Además, con el ERP podrás generar remesas bancarias y cartas a clientes de dudoso cobro. Estos vencimientos deben generarse automáticamente al emitir las facturas. En este punto es crítico que el ERP tenga un fabricante detrás que se encargue de incorporar las normativas legales que se vayan produciendo.
• Contabilidad: Igual que los vencimientos, la contabilidad debe ir generándose automáticamente según se van haciendo las facturas, los vencimientos y las amortizaciones. Dentro del módulo contable hay que destacar dos características, la presupuestaria y la analítica, porque son las que nos proporcionarán los elementos necesarios para configurar y controlar el presupuesto de la empresa, así como sus desviaciones por los distintos centros de coste que se quieran definir. Como en el punto anterior, también es esencial que el ERP tenga un fabricante detrás que se encargue de incorporar las normativas legales precisas.
• Impuestos: Los listados, las liquidaciones de IVA y los diferentes modelos oficiales que tiene que presentar una empresa deben generarse automáticamente a partir de la información que se gestiona en el ERP. Igual que en contabilidad y cartera, es crítico que el módulo de impuestos incorpore siempre los últimos cambios legales.
• Gestión de proyectos: Nos referimos al control de recursos, materiales y gastos por fases. Debe incluir sus costes, su presupuestación, su ejecución y su facturación. Se trata de una visión 360 del proyecto para evaluar la previsión contra lo ocurrido.
• Gestión de la posventa: Registro de llamadas, notificaciones, reparaciones y reclamaciones. Esta gestión puede ser necesaria simplemente para tener un registro del volumen de servicio que requieren nuestros clientes o para iniciar un flujo de trabajo que desemboque en una intervención en cliente facturable o no.
• Gestión de la fabricación: La mayoría de los ERP incorporan un módulo para la gestión de la fábrica. De esta forma los pedidos pueden generar órdenes de producción para su gestión en la planta. También incluyen la gestión de escandallos con sus materiales, tiempos de operarios y fases de fabricaciones. El módulo de fabricación debe automatizar el descuento e incremento del stock de materiales y productos terminados en el almacén, además de controlar las desviaciones.
• Gestión del personal: Existen herramientas muy potentes para la gestión de los recursos humanos y las nóminas de una empresa. Es valorable que el ERP incorpore una ficha de cada empleado con información básica, con el objetivo de obtener reporting de la actividad que tenga relación con él en el sistema.
• Control de almacén y la logística: El ERP permite la gestión de múltiples almacenes, ubicaciones, inventarios, traspasos de mercancía, regularizaciones, control de costes por distintos métodos de cálculo, recepción de mercancía, preparación de la misma para su envío a clientes y generación de expediciones.
• Puntos de venta: Con la integración de un módulo de TPV podremos realizar controles del punto de venta como aperturas de caja, sesiones, vendedores y arqueos.
• Comercio electrónico: Si queremos llevar nuestros productos a Internet, el ERP debe incorporar una plataforma de comercio electrónico o permitir que se integre con alguna de las que ya existen.
• Configuración de los productos o servicios: En este apartado hay muchos elementos que pueden hacer que el ERP sea válido o no para su implantación en una empresa. Algunos de ellos son el control de la trazabilidad de los productos (números de serie, lotes, fechas de caducidad), los artículos con múltiples posibilidades de configuración (tallas, colores, sabores, etc.), la gestión por códigos de barras (atendiendo a la normativa AECOC en función del sector o codificación propia) o la configuración del precio (tarifas, precios especiales, escalados, caducidades, descuentos por familias).
• Reporting y análisis de la información: Este último elemento es fundamental. Todo ERP que se precie debe proporcionar herramientas para generar cuadros de mando e indicadores que permitan tener el negocio bajo control.

¿Y tú ya tienes tu negocio controlado?

Ángel Blanco Ferreiro

Director Unidad de Sistemas de Gestión Empresarial de Solusoft