GEC: Work Flow para gestionar expedientes de contratación

Multitud de procesos dentro de la Administración, y en las actividades productivas de las empresas, se definen como una sucesión de pasos en el tiempo, y se realizan de forma manual o con escaso apoyo de herramientas informáticas. Mecanizar este flujo de trabajo mediante una herramienta como Lotus Notes, supone un gran ahorro de costes y tiempo en la implantación del Sistema.

El sistema de información implantado en el departamento de Contratación de IMADE ha conseguido automatizar la recogida de solicitudes de cualquier departamento que quiera contratar servicios externos, las actividades de gestión de los expedientes de contratación, y la anotación de las resoluciones producidas en los mismos.

La gestión completa de estos expedientes de contratación conlleva un work-flow con múltiples pasos y distintos caminos, en función de variantes que se pueden presentar en cada expediente. Para cada expediente se asocian una serie de empresas licitadoras interesadas en ofrecer sus servicios para la contratación, y cada una de ellas tiene una gestión independiente a lo largo de todo el work-flow.

Anteriormente, toda esta gestión se realizaba sobre papel con herramientas ofimáticas de apoyo. Esto conllevaba el uso de plantillas creadas con un procesador de textos, y era necesaria la modificación de todas las plantillas para cada expediente.

La aplicación consiste en gran medida en integrar estos formatos y dotarlos de una automatización determinada por el Departamento de Contratación de IMADE en el soporte de trabajo de Lotus Notes.